Лоша финансова дисциплина и нарушения в НИМ

Куп нарушения във финансовата дисциплина е открила Сметната палата в Националния исторически музей (НИМ), сочи докладът на одитиращия орган за 2007 г. Проверката е имала за цел да провери и оцени системата за финансово управление на НИМ. Одитният екип се натъкнал на неясно по какви критерии сключени договори за наем, на сделки без сключен за тях договор, на масова практика да се харчат суми от касата на музея без подписа на директора, както и направени рискови и съмнителни плащания за определени дейности.

Голяма част от събраните приходи не се внасят в банковата сметка, а се изразходват директно от касата на музея, което не позволява осъществяването на ефективен контрол. Много често това ставало без подписа на директора Божидар Димитров, а на главния счетоводител.

Пред Меdiapool Димитров заяви, че в музея в момента се запознават с одита, тъй като пристигнал при тях едва във вторник. По думите му обаче в доклада на палатата нямало много нередности и за всяко нещо е готов да даде подробно обяснение.

100 % аванс за несвършена работа и нередности при сделки

На няколко фирми НИМ е превеждала аванси, без да има съгласувани проекти за съответните дейности. На фирми са предоставяни 50 и над 50 процента от договорените суми, като тенденцията се засилва в края на годината. През декември 2007 г. е сключен договор, по който даже авансово са предоставени 100 процента от договорената цена. Макар че няма изрична разпоредба в законодателството за размера на предоставяния аванс по договор, тази практика е рискова.

Одитът е установил, че през 2007 г. от склад на отдел "Централна лаборатория по консервация и реставрация" са продадени на фирма сребърни материали, приравнени по неясна методика към 22.9 килограма чисто сребро за 8 хил. лв., срещу закупуване на апаратура за нуждите на лабораторията. Трябвало е да има договор за бартер, но такъв няма. Определената цена за един килограм е 291.67 лв., а по счетоводни данни сред продадените сребърни изделия има и такива с цена 400 лв. за килограм.

Данните от счетоводната система показват, че в касата на музея през 2007 г. е регистриран приход от продажбата на сребърните материали и съответен разход за апаратура, но според главния счетоводител реално движение на парични средства няма. Освен това излезлите от склада сребърни материали се водели като наличност към 31 декември 2007 г.

Наеми на око

През одитирания период са в сила договори за отдаване под наем на части от недвижим имот – публична държавна собственост, намиращ се в комплекс "Бояна". Площите са отдадени под наем на фирми за осъществяване на търговска дейност – продажба на сувенири, кафе и други. С две от фирмите с анекси, които не са извеждани в деловодството на музея, е договарян срок по-дълъг от законовоопределения.

В един от договорите за наем не е посочен размерът на наетата площ за кафе-клуб, поради което не е ясно дали определената наемна цена отговаря на нормативните изисквания.

През одитирания период са предоставяни площи от същия имот и за кратко ползване – за дни и часове, по повод организиране на тържества, официални празници, приеми, коктейли, сватбени церемонии, заснемане на филм и други. Сключени са договори с фирми и физически лица, но в тях не е посочван размерът на отдадената площ. С едни от наемателите е договорена наемна цена, на други площта е предоставяна безвъзмездно. Цените по договорите варират от 500 до 17 500 лв., въпреки че често става дума за едни и същи площи.

Божидар Димитров обясни, че в момента кафенето нямало наемател, тъй като не можело да се намери за зимния сезон. А наемите за сватби и други тържества се определяли в зависимост от броя на хората и времетраенето на събитието, а не според квадратурата. Затова имало и случай, в който за церемония са били получени и 45 000 лева.

Нарушения при археологическите дейности и дарения

Нарушения са открити и при осъществяването на археологически разкопки. На фирма, с която е имало договореност да извърши за собствена сметка дейности по консервацията на обект, е било платено за работата и материалите. Длъжностното лице, извършило плащанията, е било със спрени права да получава разрешения за теренни археологически проучвания за три години, но директорът на музея Бождир Димитров го е определил за координатор на програма за консервация и реставрация на археологически комплекс.

Димитров е упълномощил въпросното лице да извършва плащания само на една фирма, съгласно сключени договори. Одиторите са установили и разминаване в стойността на реално изразходваните и отчетените по документи пари за командировки.

През годината от общо 17 счетоводно регистрирани стопански операции за постъпили приходи от дарения само за 9 има съставяни протоколи за намерената наличност. Одитният екип посочва, че установената практика не дава сигурност за постъпване на пълния размер на дарените средства в бюджета на музея и крие риск от измами и злоупотреби.

Одитът е установил случаи на сключени за различни дейности договори, които не са регистрирани в деловодството на музея.

Избор на фирми без обществени поръчки

В НИМ няма писмени правила и процедури, които да регламентират реда за възлагане на обществени поръчки. В повечето случаи е прилагана Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки и не са събирани 3 оферти за възлагане на строителство, доставки или услуги поради по-ниските им стойности. Димитров обясни, че естеството на работата била такава, че НИМ нямал големи поръчки.

Одиторите предупреждават, че при настъпване на застрахователно събитие и изплащане на суми е възможно да възникнат проблеми, тъй като застрахователната сума е различна от балансовата стойност на сградите на НИМ при застраховането им.

Одиторите са предписали да се приведат в съответствие с нормативните изисквания всички действащи вътрешни актове в НИМ.

Текущото счетоводно отчитане трябва да се организира по начин, който да гарантира своевременно, точно и вярно отразяване на стопанските операции и опазването на активите. Нужно е още да се регламентира редът на събирането, отчитането и контрола на приходите в брой от НИМ и филиалите, включително на даренията чрез дарителски каси и на приходите от такси.