Изкуствено разделяне и пряко договаряне са най-честите грешки при търгове

Изкуствено разделяне на обществената поръчка, промени в условията по време на търга, дискриминационни критерии, пряко възлагане, конфликт на интереси и неспазване на сроковете за публикуване са най-честите грешки при възлагането на обществени поръчки. Те се допускат поради липсата на достатъчен административен капацитет.

За да се избегне проблемите, Европейската комисия да публикува ръководство в помощ на длъжностните лица в целия Европейски съюз, които администрират европейски проекти. В наръчника са дадени примери за допуснати нарушения и начините за избягването им.

Близо половината от парите от европейските фондове се разпределят в реалната икономика чрез обществени поръчки. За България това са над две трети от средствата, които се инвестират.

Честото допускане на грешки е причината за налагане на финансови корекции, като в краен случай се стига до спиране на европейските фондове. За страната ни това се случи на два пъти – веднъж за предприсъединителните фондове ФАР и ИСПА, а след това и за оперативните програми "Околна среда" и "Регионално развитие".

За да се намалят допусканите грешки, през февруари 2014 г. бяха приети нови европейски директиви при възлагането на обществени поръчки. Държавите членки трябва да ги въведат в националното си законодателство до април 2016 г. Единствено за електронното възлагане на поръчки срокът е септември 2018 г.

Българското правителство одобри изцяло новия Закон за обществените поръчки, който е внесен в парламента. Плановете са той да бъде приет най-късно до пролетта на 2016 г. Към момента обсъждането му все още не е започнало.

Подготовката и планирането на обществената поръчка е от ключово значение за недопускането на грешки, е посочено в наръчника. ЕК препоръчва да се изготвят стандартни образци за комуникация с кандидатите, да се запишат ключови решения, както и да се определят правила при планирането, провеждането и контрола на процедурите за възлагане на обществени поръчки.

Изкуствено разделяне на поръчката

Изкуственото разделяне на поръчки, за да попаднат под праговете за публикуване в Официалният вестник на ЕС, е незаконно, предупреждава ЕК.

Като пример за изкуствено разделяне на поръчката е дадено боядисване на сграда с 10 стаи. Такава поръчка не може да се раздели на 10 или по-малко за представяне на оферти.

Друг пример за раздробяване на поръчка е строителство, чиято сума е била с 1% по-ниска от прага на директивата. Целта е била да се избегне провеждането и да се изпълни чрез пряко договаряне. Това е нередно, е посочено в наръчника.

Без промени в тръжната документация след публикуването ѝ

Друга често срещана грешка е промени в тръжната документация след публикуването ѝ. Разрешено е да се правят само дребни промени като например "формулировката или адреса за подаване на заявлението". Промените в изискванията, като например финансовото състояние (годишен приход или собствен капитал), броя на препоръките или застрахователното покритие, се считат за съществени промени и за тях е необходимо удължаване на срока за кандидатстване или прекратяване на процедурата, посочва ЕК.

Конфликт на интереси

Откриването на недеклариран конфликт на интереси може да постави под съмнение безпристрастността на процедурата за възлагане на обществена поръчка и да доведе до финансови корекции, предупреждават от ЕК.

Като пример е даден, че след възлагането на поръчката е установено, че съпругата на председателя на комисията за оценка на офертите е старши служител във фирмата на победителя.

Безплатна документация

Според ЕК най-добрата практика е документацията на обществената поръчка да бъде безплатна и достъпна за изтегляне от уебсайтове.

Офертите трябва да бъдат представени в писмен вид лично или по пощата.

В случай на електронно представяне на предложения, което все повече се превръща в стандарт, трябва да се въведат гаранции, свързани с поверителността и потвърждението за получаване. Трябва да се приемат и електронни подписи.

Друга често допускана грешка е неспазване на минималните срокове за подаване на офертите. В зависимост от вида на процедурата те варират от 24 до 52 дни от датата на изпращането им в официалния вестник на ЕС. 

Кратките срокове могат да бъдат изтълкувани като бариера пред конкуренцията, както и високите непропорционални такси за документацията за обществената поръчка, посочват от ЕК.

Дискриминационни технически спецификации

Залагането на дискриминационни условия, което се прави обикновено с цел да спечели определен кандидат, е също често допускана грешка от възложителите.

Например определяне на технически спецификации за доставка на оборудване чрез посочване на дадена марка, без допускане на "еквивалентна" марка, или използване на специално изготвени спецификации, които благоприятстват дадени доставчици, е нарушение на евродирективата.

Често то се допуска поради незнание на персонала и затова от ЕК препоръчват да се използват думите "или еквивалентно(и)", когато е неизбежно позоваване на дадена марка.

Като непропорционални критерии за подбор ЕК дава пример с предоставянето на препоръки от кандидатите за предишни строежи, които са със значително по-висока стойност и обхват, отколкото предложената поръчка. Това може да доведе до ненужно ограничаване на конкуренцията, смята ЕК.

Значително намаляване на обхвата на поръчката по време на процедурата за възлагане също е неправилно, предупреждават от ЕК. Като пример е даден проект за 600 млн. евро първоначално, който в последствие е намален на 60 млн. евро, като списъкът с предварително подбрани кандидати е запазен. Това е ограничаване на конкуренцията, тъй като критериите за предварителен подбор не са били пропорционални на намаления обхват и е следвало да бъде насрочена нова процедура, смята ЕК.

Допълнително строителство без поръчка

Измененията на поръчките и използването на процедура на договаряне за допълнително строителство с избран изпълнител, без обявяване на процедура за възлагане на обществена поръчка за това допълнително строителство е една от най-често срещаните и сериозни грешки, посочват от ЕК. 

В България първоначално това се правеше най-често при строежа на пътни и жп магистрали. След това обаче започна да провежда отделни поръчки, които се печелеха като правило от същия изпълнител. Това доведе до допълнително оскъпяване на магистралите заради непредвидени обстоятелства, като най-често използвания мотив са преовлажнените почви или появило се свлачище следствие на обилни валежи. Така почти всички магистрални участъци поскъпнаха спрямо първоначално подписаните договори.

В повечето случаи, ако е необходимо значително допълнително строителство, следва да се обяви процедура за нова обществена поръчка, посочва ЕК. Единствените изключения от това правило са при извънредни обстоятелства, като използването му трябва да бъде оправдано.

Най-ниска цена или икономически най-изгодната оферта

Критериите за възлагане на обществена поръчка могат да бъдат най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта.

Най-добрата практика е в обявлението или документацията за обществената поръчка да се разкрият матрицата за оценяване или тежестите, използвани в допълнение към методологията на оценяване, препоръчват от ЕК.

Посочени са примери кога е най-добре да се използва едни от двата метода.

Критерият най-ниска цена е подходящ при възлагане на поръчка за доставки на стандартизирани готови продукти като например канцеларски принадлежности. Също така може да се прилага при поръчка за строителство, когато има предварително изготвен проект.

При почистване на сгради или издателски услуги също е удачно използването на най-ниската цена за избора на изпълнител.

Критерият икономически най-изгодната оферта е подходящ да се възлага при обществени поръчки за доставки, които включват инсталиране или поддръжка, както и при дейности по обучение или внедряването на специализиран продукт. За такъв тип поръчки качеството е от особено значение, посочва ЕК.

При възлагане на строителство на обект на инженеринг – проектиране и изграждане също се препоръчва да се използва икономически най-изгодната оферта.

Този критерий се препоръчва и при възлагане на поръчка за консултантски и интелектуални услуги, където качеството е много важно.