Брюксел: Има ясни индикации, че надеждното управление на фондовете не е гарантирано

Загрижен съм от информацията, получена от мониторинговата система на програмата ФАР, изпълнявана под ваше ръководство. Има ясни индикации, че надеждното управление на фондовете вече не е гарантирано. Ето защо реших веднага да спра частично плащанията по тази програма до момента, в който не получа уверения, че са били предприети съответните мерки за противодействие. Това се казва в писмото от Майкъл Лий, директор на Генерална дирекция “Разширяване” към Европейската комисия, до зам.-министър на финансите Димитър Ивановски, който е национален координатор по програмата. То е изпратено на 28 февруари.

Това писмо, за което от Министерството на финансите съобщиха доста сдържано в петък, бе придружено от спиране на финансирането по програма ФАР дни след като това бе направено и по инфраструктурни проекти, финансирани от програма ИСПА От съобщението на финансовото министерство не стана ясно какви са претенциите на Брюксел към нас. Оправданието бе, че става дума за много проекти и нашите специалисти трябвало да се запознаят с претенциите към тях и тогава да отговорят.

Съдържанието на писмото и какво иска от нас Брюксел обаче бяха публикувани в портал Европа. В българските институции все още не могат да свикнат, че ако не предават пълната информация по отношенията си с европейските институции, то тази информация може да се намери безпрепятствено от Брюксел.

Поради многобройните слабости в управлението и контрола, както и отбелязаните нередности, вашите компетентни органи са в нарушение на техните задълженията по управлението на програмите от Децентрализираната система за изпълнение (EDIS), се казва още в писмото на Майкъл Лий.

В резултат на това всички плащания към изпълнителните агенции, а именно Централното звено за финансиране и договаряне към Министерството на финансите и Министерството на регионалното развитие и благоустройството,. които аз намирам за неспособни да осигурят стабилно финансово управление на фондовете от общността, се прекратяват незабавно, обявява в писмото си Майкъл Лий.

В приложението ще видите резюме на недостатъците, открити от моите служби и които са смятани за най-значими и съответно изискващи незабавни коригиращи действия.

Прекратяването е валидно, докато нашите препоръки не бъдат напълно изпълнени, както и ако нашите предложения за коригиращи действия не бъдат приложени.

Очаквам да ми предоставите доказателства, уверяващи, че системата се е подобрила и по начин, позволяваш операциите да продължат и плащанията възобновени.

Отделно ще получите писмо от моите служби относно по-специфични, неуредени проблеми, свързани с допълнителното подобряване на дейността на EDIS. Както и последващ доклад, основаващ се на нашите мониторингови мисии в България, продължава писмото..

Ще Ви бъда благодарен, ако започнете необходимите коригиращи действия възможно най-скоро и ме информирате за отбелязания напредък. Надявам се, че това евентуално ще ми позволи да преразгледам временното спиране на финансирането.

Ако препоръчаните коригиращи действия не бъдат напълно приложени до 31 март 2008 г., ще бъда принуден да отменя решението за поверяване на управлението на помощта на споменатите две Изпълнителни агенции и да приема, че договорите, сключени от тях след 29 юни, за недопустими за подкрепата на Общността, и това се прави, за да бъдат защитени финансовите интереси на Общността.

Службите ми са на ваше разположение за всяка информация и изяснение на всички ваши евентуални въпроси, завършва писмото на Майкъл Лий.

Към писмото на Майкъл Лий до Димитър Ивановски има приложение, озаглавено „Основни разкрития и необходими коригиращи дейности”. В документа са изброени поименно 25 слабости и по всяка от тях е приведен конкретен пример.

Примерите на Европейската комисия как сме “усвоявали” средства по ФАР

1. Закъсняла реакция и неадекватно предоставяне от страна на националния ръководител на помощта на информация на ЕК за твърдения за нередности и измами, свързани с проекти по ФАР – например, твърдения за злоупотреби в създаването на фонд Републиканска пътна инфраструктура, в проекта за подобряване на пожарната и аварийна безопасност, в проекта за доставка на оборудване за мобилните лаборатории на Изпълнителната агенция за рибарство и аквакултури, и други.

ЕК изисква да се дава пълна и конкретна информация за констатираните нередности, идентифициране на отговорни лица за ФАР-проектите и взимане на съответни мерки. Изисква се също така адекватна оценка на системния характер на нередностите и анализ на повтарящите се случаи; точен брой на нередности, свързани с ФАР-проекти, включващи придобиване на земя или промяна на статута на земя – включително проекти за пътна инфраструктура, грантови схеми за проекти в индустриални зони.

2. Различни случаи на нередности, инициирани и толерирани от висш управленски персонал – включително Програмни ръководители в Централното звено за финансиране и договаряне (ЦЗФД) и в Министерството на регионалното развитие и благоустройството – като например следните проекти: „Укрепване капацитета на Българска морска администрация” – неправомерно подменяне на доставките и доставчика; “Техническа помощ за развитие на индустриални зони“ – директна намеса на Програмния ръководител в решенията за обхвата и увеличението в бюджета на договорите след приключването на оценката на търга и преди подписването на договора. (Ръководителят на програма (РП) - Programme Authorising Officer (PAO) е служител на държавната администрация, оглавяващ една от изпълнителните агенции или ЦЗФД. РП отговаря за дейността на ИА/ЦЗФД и за доброто финансово управление на проектите, които трябва да бъдат изпълнени – б.ред.)

ЕК изисква отстраняване и подмяна на ръководители на програми и друг управленски персонал, които са инициирали или позволили неправомерни транзакции, независимо разследване на всички договори, сключени от тях по Разширената децентрализираната система за изпълнение (EDIS). Освен това се изисква пълен списък на сходни нередности и детайлен доклад пред ЕК за предприетите ответни мерки по тези договори. Иска се за новите ръководители на програми да бъдат изпратени в ЕК подробни автобиографии.

3. Доставка на оборудване, различно от това, което е отбелязано в договора (техническата оферта, без да са направени необходимите поправки в договора) – например проект за втората фаза на „Укрепване капацитета на Българска морска администрация” и “Подобряване на пожарната и аварийна безопасност”.

ЕК изисква предоставяне на пълен списък на всички договори, в които извършените доставки се различават от посочените в договора / техническата оферта.

4. Значителни промени в бюджетите на проектите по време на тръжната фаза и на фазата на изпълнението чрез увеличаване на националното съфинансиране без предизвестие пред ЕК.

ЕК изисква изясняване на правилата за модификации на проектните фишове за всички участници в проекти по ФАР/ и предоставяне на изчерпателен списък и детайли за всички промени в бюджетите на проектите, където е допълвано съфинансирането, и за които ЕК не е била известявана от 1 януари 2007 г.

5. Изпълнението на проекта се различава от записаното в проектния фиш, без да са извършени необходимите промени или модификации в проектния фиш след неговото формално одобрение. Пример – проект “Техническа помощ за развитие на индустриални зони“, където част от дейностите на техническата помощ са били изпълнени от бенефициента преди техническата помощ да бъде възложена, но намаляването на обхвата на проекта не е било отразено в проектния фиш.

ЕК изисква преглед на всички проекти и промени в проектните фишове на ЕК, където е необходимо.

6. Прекратяване на тръжни процедури от страна на ръководителя на програма без заключенията на оценителната тръжна комисия да са отбелязани в оценителния тръжен доклад. Пример – проект „Подкрепа за устойчиво управление на кризи на централно и местно ниво”.

ЕК изисква предоставяне на пълен списък и копия на всички договори, в които промените в обхвата (включително продължителността) на проектите, както и бюджетният инструмент са направени в периода между тръжната оценка и преди подписването на договора.

7. Намеса на структури извън акредитираната изпълнителна система в процеса на търговете и на договарянето. Пример – проект „Техническа помощ за подготовка на българската мрежа Натура 2000”; проект „Модернизация на българската полиция”, проект „Техническа помощ за интегрирана система за наблюдение на безопасност и здраве на работното място”, проект за „Доставка на оборудване за системата за ветеринарен и фитосанитарен контрол”.

ЕК изисква да бъде определена ролята на всички (действащи лица), намесващи се в тръжните процедури по ФАР и процедурите по договаряне, които са извън акредитираните структури – в частност правните експерти, които не са пряко подчинение на ръководителите на програми и които участват в процеса на оценяване на търговете.

8. Оценителните комисии се съставят с голямо мнозинство на членове от Изпълнителните агенции и по този начин се изключват експерти от бенефициентите – пример: проекта „Интеграция на малцинствените групи в неравностойно положение”.

ЕК изисква изясняване на политиката спрямо оценяващите комисии във всяка Изпълнителна агенция, определяни по национални процедури (брой членове, политика относно участието на представители на бенефициента).

9. Одобряването на доставките или серификатите за извършената работа от бенефициентите и/или Изпълнителните агенции и извършването на съответните плащания преди стоките да бъдат приети и действащи (напр. множество доставки за съдебната система и работа в секторите на транспорта, околната среда и регионалното развитие).

ЕК изисква от българските власти пълен списък на проектите, при които приемните сертификати са приключени и плащанията извършени, преди доставките или работата да са завършени и действащи. Необходимо е изясняване на политиката за приемане на доставките и работата по проектите, както и ролята на бенефициентите и изпълнителните агенции и действителното потвърждение на място.

10. Противоречия между доставките, както са описани в техническата оферта, и тези, изброени във финансовата оферта – пример: проект „Подобряване на материалната база и учебния процес в интегрираните детски градини и училища”.

ЕК изисква да се предостави пълен списък и копия от договорите, в които изброените доставки в първоначалната техническа оферта се различават от тези в договорите или във финансовите оферти.

11. Неадекватно в качествено и количествено отношение съставяне на персонала на изпълнителните агенции, което оставя впечатлението за умишлено премахване на опитен персонал от ключови контролни позиции.

ЕК изисква обяснение случай по случай на причините за смени в персонала и защо хора с опит са били отстранени от техните постове и/ли/ преместени в други звена и министерства.

12. От ФАР-фондовете са извършени окончателни плащания без окончателен доклад за договори за услуги или предаване на строителните дейности с цел заобикаляне на крайните срокове за разплащане. Пример: проект „Басейн на река Арда - строителство на три градски пречиствателни станции на отпадъчни води - Мадан, Рудозем и Златоград”, проект „Подобряване на ветеринарния контрол” и проект „Изграждане на национална мрежа от митнически лаборатории”.

ЕК изисква списък на заключителни плащания със суми, реализирани преди одобряване на окончателен доклад за услуги, преди одитен доклад или преди формалното приключване на предаването на строителните дейности. Изисква се освен това да се изясни, дали тази практика е прекратена съобразно националните правила, сравнени с Практическото ръководство за външна помощ на ЕК.

13. Удължен гаранционен срок, включен в договорите, при което средствата от ФАР се използват за експлоатация и поддръжка, което е разход, който трябва да бъде поет от бенефициента.

ЕК изисква да бъде предоставен списък с договори, в които гаранционният срок надхвърля 12 месеца, като се разясни дали продължителността на предложения гаранционен срок е използвана като критерий в техническата оценка на тръжните документи, и се уточни добавената стойност.

14. Неизяснено положение с ДДС по отношение на бенефициентите на грантовете и неясна система за облагане и връщане на ДДС.

ЕК изисква детайлно описание и разясняване на системата за облагане и връщане на ДДС, която е в сила за контракторите и за бенефициентите на грантовете.

15. Използване на оперативните разходи по програмите за трансгранично сътрудничество (ТГС) за дейности извън обхвата на проектния фиш – например участие в семинари и научни конференции, които излизат извън целите на оперативните разходи за работата на ТГС програмата.

ЕК изисква точно определяне на дейностите, финансирани извън обхвата на ТГС програмите, предоставяне на ясна политика за участие в пътувания, в посещения с учебна цел, конференции, семинари и други, включително наемането на външни експерти по подобни схеми и потвърждение за това, как точно ще бъдат управлявани ФАР ТГС 2005 и 2006 програми.

16. Резултатите от многобройни проекти не са постигнати в края на изпълнението на крайните срокове на Финансовите меморандуми/ финансовите споразумения и националните власти не са взели адекватни мерки срещу това. Това включва многобройни случаи на складиране на доставки по ФАР в кашони и в складове, без да бъдат адекватно употребявани, при това далеч след изтичането на проектите. Пример – писмата на ЕК от 13.12.2007, писмата на PTT от 5.11.2007 и от декември 2007 г.

ЕК изисква предоставяне на списък с проектите, където доставките са на склад и не се използват, или доставената техническа помощ не е изпълнена (а крайният срок за изпълнението е минал) – в който да се уточнят изпълнителите на съответните договори, сумите от ЕК и от съфинансиране, а така също и постигнатите количествени резултати в сравнение с проектните фишове. Също така се иска отчет на предприетите коригиращи действия, или такива, които са в ход – или за постигане на резултатите, или за привеждане на доставеното в употреба.

17. Недостатъчно гаранции от страна на Националния ръководител, че се извършва адекватен мониторинг на място от Изпълнителните агенции.

ЕК изисква Националният ръководител да предостави ясен план за мониторингови проверки на място за всяка изпълнителна агенция и потвърждение за съществуването на необходимия човешки и финансов капацитет за това. ЕК освен това изисква месечни доклади за прилагането на плана, и за констатациите от тези проверки. Изисква се също така актуализиране на Наръчниците на изпълнителните агенции за мониторинг след крайния срок на изпълнението на проектите до затварянето на програмите.

18. Значителни закъснения в обявяването на тръжните процедури, в оценката на търговете и стартирането на договорите.

ЕК изисква: списък на ответните мерки, които са предприети, за намаляване на закъсненията в обявяването на търговете, в оценяването и в стартирането на проектите. Изисква се и предоставяне на актуализиран план за търговете.

19. Неясно въздействие и продължение, дадено на проектите, които не са могли да бъдат договорени.

ЕК изисква списък с провалените проекти по ФАР 2004 и ФАР 2005 и детайлно обяснение за това, дали и как финансирането на тези дейности ще бъде подсигурено, а предвидените резултати – осъществени.

20. Неадекватна поддръжка на доставките и използване на активи, закупени с еврофинансиране, за цели, които са извън обхвата на проектите. Пример – проект „Доставка на оборудване за мобилни лаборатории на ИАРА”.

ЕК изисква установяване на ясна политика, осигуряваща устойчивост на резултатите от проектите и поддръжка на строителните дейности или доставките.

21. Непълно докладване и липса на адекватни последващи противодействия относно нередности и разкрития при одит: многобройни подозрения за нередности. Пример – Проект за морската администрация. Също така – потвърдени разкрития при одита – като например различни финансови констатации от одити по грантови схеми, изобщо не са докладвани на ЕК от страна на Националния ръководител като реални или предполагаеми злоупотреби.

ЕК изисква – да се предостави актуализирана консолидирана таблица, покриваща всички изпълнителни агенции и програми, обобщаваща всички предполагаеми или доказани нередности, включително данни за размера на европейските пари – с които е злоупотребено, които са възстановени, и които са върнати на ЕК. Така също се изисква списък на предприетите мерки по всеки един случай с цел да се избегнат подобни нередности в бъдеще.

22. В повечето случаи непълна или значително закъсняваща информация в отговор на искане на информация от страна на ЕК, отнасяща се до проекти по ФАР.

ЕК изисква процесът по предоставяне на пълна и конкретна информация да стане рутинен и отговори в рамките на 15 работни дни от момента на отправянето на искането на информация от страна на ЕК. Все още до момента не е предоставен от българска страна разбираем отговор на писмото на ЕК от 13.12.2007, както и на писмата на PTT от 5.11.2007 и от 4.12.2007 г.

23. Неясна координация с другите финансови инструменти на ЕС като Структурните фондове, средствата по Шенген, LIFE+ и агрофондовете.

ЕК изисква писмен документ, който уточнява координацията с останалите европейски фондове на ниво подбор на проекти, изпълнение и управление на договори, включително наличието на ефективен контрол, който изключва припокриване.

24. Липса на адекватно докладване за търговете, за управлението на договорите и постигането на резултатите на проектите.

ЕК изисква, както е било говорено с българските власти, да се предоставят следните доклади:

А/ Подробни и актуализирани планове за тръжни процедури, изготвени по образеца, предложен от ЕК: до 30 март 2008 г.;

Б/ Разбираем доклад за напредъка по отношение на заявките за фондове, изготвен по образеца, предложен от ЕК;

В/ Ревизирана обобщена финансова таблица, тъй като в настоящата не се съдържат точните крайни срокове за програмите, в които са продължени някои компоненти – така че тя трябва да бъде редактирана и отново подадена като отделна таблица: до 17 март 2008 г.

Г/ Обяснение за ниската степен на изразходване на вече изтекли ТГС програми – до 17 март 2008 г.

Д/ Списък с проекти, които не са могли да бъдат договорени, придружен с индикации и при необходимост от редактирани проектни фишове относно това, как сега тези договори ще бъдат финансирани, така че да се изпълнят целите на проектите. Срок – 17 март 2008 г.

Е/ Списък с договори, на които е съкратен срокът за изпълнение, в сравнение с проектните фишове заради договаряне в последния момент – срок: 17 март 2008 г.

25. Не е дадена публичност и видимост на европейската помощ. Пример – проект “Техническа помощ за Българска морска администрация”.

ЕК изисква – преглед на последователността на изискванията за публичност и видимост във всички проекти по ФАР 2004-2006 и потвърждение на предприетите корективни дейности, освен това изисква на бенефициентите и изпълнителите на проектите да се дадат допълнителни напътствия в това отношение.