Трудовото досие на служителите може да бъде и в електронен формат

Трудовото досие на служителите може да бъде и в електронен формат

Документите от трудовото досие на служителя могат да се създават и съхраняват в електронен формат. За целта обаче, работодателите трябва да спазват специфични правила, уредени в нова наредба, одобрена в сряда от правителството. Тя обаче не задължава фирмите да съхраняват документите само в електронен вид.

Установяват се минимални изисквания, които да гарантират сигурността, надеждния произход и целостта на електронния документ, както и дългосрочното съхраняване на информацията. Документите, създавани от работодателя, задължително ще се подписват с квалифициран електронен подпис.

Изисква се информационните системи да не позволяват случайно или незаконно унищожаване на документи и данни и да не се допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите.

За размяна на електронни документи между работодателя и работника или служителя ще се изисква изрично съгласие на работника или служителя, като то може да бъде оттеглено по всяко време.

Изпращането и получаването на електронните документи ще се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, предоставяща възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи ще са за сметка на работодателя. Запазва се възможността документите в трудовото досие да се създават на хартия, като се гарантира, че работниците и служителите могат да подават документи на хартиен носител при изградена информационна система на работодателя.

Наредбата засяга 214 хил. работодатели и 2.4 млн. работници. Според оценката на въздействие работодателите ще се натоварят с допълнителни разходи за изграждане на нови информационни системи или промяна на съществуващи, така че да отговарят на стандартите за сигурността на информацията, както и за покупка и поддържане на квалифициран електронен подпис. Цената на услугата от регистрираните в Комисията за регулиране на съобщенията доставчици за юридическите лица е средно 60 лева, а на физическо лице - 12 лева.

Квалифицираният електронен подпис и сега се ползва от предприятия, които подават документи по Закона за данъка върху добавената стойност и уведомления за трудови договори, така че за тях няма да има допълнителни разходи за тази услуга. 

Споделяне
Още от България

Защо главният прокурор размахва пръст на политици?