Организация и управление

Актуално състояние

Оценката на Краун Ейджънтс за организацията и управлението на БМА се ограничава в рамките на областите, пряко свързани с изпълнението на програмата на Краун Ейджънтс.

Краун Ейджънтс смятат, че съществуващата структура в БМА е достатъчно добра база за прилагане на мерките по програмата. Много от функциите на организацията съществуват обаче само на хартия. Други съществуват реално, но нямат изградена подходяща структура или ресурси на оперативно ниво и ролите и отговорностите им не са достатъчно ясно дефинирани. Това се отнася най-вече за областите по разузнаване и разследване и на вътрешния одит. Тези въпроси се коментират подробно в съответните точки на настоящия доклад.

Като цяло Краун Ейджънтс смятат, че БМА нямат необходимите съвременни управленчески процедури, системи и ресурси, в това число нямат и развити процедури за ефективно делегиране на отговорностите. Този проблем не е характерен само за България, но проблемите са задълбочени заради мерките, предприети от предишното ръководство на БМА. Съответно БМА не разполага с достатъчни ресурси за прилагането на стратегически промени или за разрешаването на въпроси, свързани с дългосрочното развитие на агенцията.

Изготвена е бизнес стратегия на БМА за периода 2001-2006. Стратегията съдържа 4 стратегически цели:

Преустройство на митническата администрация според изискванията на Европeйския съюз.

Засилване на сътрудничеството между митническата администрация, частното производство, търговския сектор и обществеността.

Повишаване на ефективното събиране на митническите сборове и на други държавни вземания в рамките на компетенциите на БМА.

Прилагане на държавната политика за митниците за борба с митнически и валутни нарушения и престъпления.

Копие на пълната стратегия на този доклад се прилага като приложение E. Ключовите цели и задачи на БМА са ясно изложени там. Те отразяват насоките, в които агенцията трябва да се развива, и се основават на настоящите изисквания, дългосрочните стремежи и по-широката политическа цел за присъединяване към Европейския съюз. Стратегията обаче не е достатъчно подробна като инструмент за прилагане на необходимите реформи. Съществува финансов план, основаващ се на настоящата стратегия, но липсват оперативните планове, необходими за изпълнението на стратегическите цели.

Изготвят се годишни доклади за отделните функционални области, които се събират в един общ доклад на Дирекция "Европейска интеграция и международно сътрудничество".

Висшето ръководство на БМА съвсем сериозно и открито подкрепя необходимостта от стабилни и задълбочени реформи, но вниманието му е непрестанно отклонявано от необходимостта от разрешаване на краткосрочни проблеми.

Общата структура и числеността на персонала в агенцията се определят от нормативните документи. Работата на агенцията зависи предимно от статичен контрол на международни сухоземни граници, летища и морски пристанища. Ресурсите се разпределят предимно на базата по-скоро на определените от закона структури, отколкото от бизнес стратегията или оперативните планове.

Не съществува независима управленческа система, която да контролира дейността на ръководството и на подчинените му. Освен това има само минимален поток на управленческа информация.

2.3.2 Препоръки за реформа

Преразглеждане на съществуващата бизнес стратегия на БМА с оглед на това да включи ясно представяне на вижданията, по-широк обхват на стратегическите задачи с цел постигане на декларираните цели и критерии за успех.

Изграждане на система за изготвяне на ежегодни оперативни планове и съответните докладващи структури за БМА като цяло и за всяко организационно звено. Системата трябва да позволи активното участие на ръководителите на оперативните звена да съгласуват своя собствен принос към общия план.

Бизнес стратегията и съответните оперативни планове трябва да бъдат изпратени на целия персонал на БМА и е необходимо да се въведе механизъм за обратна връзка с персонала на БМА.
Да се извърши задълбочен и подробен преглед на структурата, организацията на функциите и разпределянето на ресурси с оглед на това ресурсите да бъдат разпределени на базата на оперативните нужди.

БМА трябва да направи предложения на Министерството на финансите за създаването на по-голяма степен на независимост и пълномощия, за да може БМА да взема самостоятелни решения относно структурата, организацията и разпределянето на вътрешните си ресурси.

Да се актуализират длъжностните характеристики за всички ръководни постове. Те трябва да включват подробни описания на отговорностите за планиране, управление и контролиране на ресурсите, за които съответните ръководители отговарят.

Да се изгради независима система на управление, която да контролира дейността на мениджърите и персонала, за който те отговарят.

Подобряване на системата за избиране и назначаване на ръководители с цел уменията и опитът на кандидатите да отговарят на изискванията на поста.

Да се създаде програма за развиване на управленчески умения, която да предостави обучение по ключовите умения, необходими за БМА.

Да се развие допълнитено ефективна система и структура за вътрешни комуникации с цел всички ръководители и целият персонал да получават незабавно информация относно ново законодателство, процедури и политика, както и за изменения в съществуващото законодателство, процедури и политика.

Да се създадат неформални структури за комуникация, които да информират персонала за актуални събития вътре в самата БМА, както и за външни събития, които биха могли да ѝ повлияят.
Да се подобрят структурите и системите за външна информация с цел информиране на обществеността за информация относно митнически процедури и законодателство. Тези механизми включват изготвяне/редактиране на диплянки, семинари, безплатни телефони за информация, Интернет страница и други.

Да се изградят механизъм и процедури за изготвяне от страна на БМА на ежегоден доклад за Министерство на финансите. След одобрението от страна на Министерството докладът може да бъде изпратен на други правителствени ведомства и на основните партниращи организации. Той ще включва основните постижения на БМА през изминалата година, както и изготвените планове за следващата година.